Hinweisgeber-System für Anwaltskanzleien
Wen es betrifft:
Anwaltskanzleien mit mindestens 50 Beschäftigten sind nach § 12 Abs.2 HinSchG unabhängig von der Rechtsform verpflichtet, ein eigenes internes Hinweisgebersystem zu installieren und zu betreiben. Dieses muss vertrauliche, idealerweise anonyme Meldungen und Kommunikation mit Hinweisgebern ermöglichen.
Unabhängig von der Größe der Kanzlei müssen "anwaltliche Beschäftigungsgeber" zudem bereits nach § 6 Abs. 5 GwG einen vertraulichen, kanzleiinternen Meldekanal für Hinweise auf Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften für ihre Beschäftigten vorhalten.
Darüber hinaus sieht der neue § 31 BORA ab 1.10.2023 für Berufsausübungsgesellschaften die Einrichtung einer internen Hinweismeldestelle für berufsrechtsbezogene Beschwerden als Mittel zur Sicherstellung der berufsrechtlichen Compliance vor (§ 31 Abs.2 BORA).
Selber machen oder auslagern?
Während zur Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht mandatsbezogene Hinweise grundsätzlich kanzleiintern bearbeitet werden müssen, kann die interne Meldestelle auch bei Kanzleien für Hinweise, die keine mandatsbezogenen Informationen enthalten, ausgelagert werden (z.B. Hinweise auf kanzleiinterne Vermögensdelikte, Beleidigungsstraftaten unter Beschäftigten oder bußgeldbewehrte Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz). Damit schafft man für Hinweise, die die Kanzlei als „normalen“ Arbeitgeber betreffen eine ausgelagerte Anlaufstelle, die die Hemmschwelle für Meldungen herabsetzten kann und das Risiko externer Meldungen an das Bundesamt für Justiz mindert.
Das Kanzlei-Plus:
Für diese komplexe Gemengelage bieten wir Ihnen einen speziell für Anwaltskanzleien zugeschnittenen Service mit einer Trennung der Meldekanäle an:
- Mandatsbezogene Meldungen werden kanzleiinternen Fallbearbeitern zugewiesen
- Meldungen ohne Mandatsbezug werden der von uns besetzten internen Meldestelle nach HinSchG zugewiesen
Weitere Aufteilungen sind möglich:
- Berufsrechtsbezogene Meldungen (§ 31 BORA) können kanzleiinternen Fallbearbeitern zugewiesen werden (z.B. dem internen Berufsrechtsbeauftragten)
- Meldungen mit geldwäscherechtlichem Bezug (§ 6 Abs. 5 GwG) können kanzleiinternen Fallbearbeitern zugewiesen werden (z.B. dem internen Geldwäschebeauftragten)
Damit wahren Sie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, senken die Hemmschwelle für die Meldung von Verstößen, von denen sie als Arbeitgeber und Organ der Rechtspflege wissen wollen und die sie abstellen müssen. Ihr Plus: Sie brauchen Ihre Mandatsvereinbarungen nicht zu ändern und gewähren Ihren Beschäftigten auch bei mandatsbezogenen Meldungen den gesetzlichen Hinweisgeberschutz.
Wir bieten Ihnen zum Festpreis:
- Einrichtung und Betrieb der internen Meldestelle mit anonymen Meldekanälen
- Alle gesetzlich erforderlichen Dokumente
Unser Hinweisgebersystem deckt alle gesetzlichen Anforderungen ab.
Das beinhaltet unser Service
Beschreibung
Wir richten unsere Whistleblowing-Software zur anonymen Abgabe und Bearbeitung von Hinweisen für Sie ein, ermöglichen getrennte Meldekanäle für mandatsbezogene und berufsrechtbezogene Meldungen und stellen ein Hinweisgebertool bereit, das Hinweise online und auf Wunsch anonym erfasst. Es genügt ein Link auf Ihrer Homepage oder Ihrem Intranet.
Beschreibung
Wir stellen alle gesetzlich erforderlichen Dokumente für Sie bereit, mit denen Sie ihren Verpflichtungen zur Compliance-Dokumentation nachkommen. Wir aktualisieren die Dokumente regelmäßig und stellen somit sicher, dass sie jederzeit die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen und dies auch nachweisen können.Beschreibung
Wir betreiben für Sie Ihre Whistleblowing-Hotline und richten für Sie Ihre gesetzlich geforderte interne Meldestelle gemeinsam mit weiteren Personen aus Ihrem Unternehmen ein. Wir nehmen anonym Hinweise nach dem HinSchG entgegen, bearbeiten und prüfen deren Stichhaltigkeit mit Hilfe unserer Expert:innen und Anwält:innen.
*In den seltenen Fällen stichhaltiger Meldungen begleiten wir Sie mit erfahrenen Anwält:innen bis zum Abschluss. Der dadurch entstehende Aufwand wird gesondert in Rechnung gestellt und ist nicht Teil dieses Angebots.